Checkliste zur Einführung einer Media-Asset-Management-Lösung für Museen und Archive

Die digitale Transformation bringt für Museen und Archive vielfältige Herausforderungen mit sich, von der strukturierten Speicherung bis zur gezielten Bereitstellung digitaler Inhalte. Der Beitrag zeigt auf, wie eine Media-Asset-Management-Lösung diesen Prozess wirksam unterstützen kann und bietet eine praxisnahe Checkliste, die Kultureinrichtungen Schritt für Schritt bei der Umsetzung begleitet.

©3dsculptor; Sculpture Thinker With Laptop; adobestock

Digitale Transformation im Kulturbereich: zwischen Anspruch und Wirklichkeit

Museen und Archive tragen heute eine doppelte Verantwortung: Sie sollen kulturelles Erbe nicht nur bewahren, sondern auch zeitgemäß zugänglich machen. Die digitale Transformation stellt dabei weit mehr Anforderungen als die reine elektronische Erfassung von Beständen. Sie erfordert neue Denk- und Arbeitsweisen sowie den Aufbau einer nachhaltigen Infrastruktur, um Inhalte sinnvoll zu erfassen, effizient zu verwalten und gezielt für unterschiedliche Nutzergruppen bereitzustellen.

Zusätzlich stehen viele Einrichtungen vor strukturellen Herausforderungen: begrenzte personelle Ressourcen, historisch gewachsene Strukturen und eine zunehmende Vielfalt an Medienformaten erschweren oft den Weg in die digitale Zukunft.

Was Museen und Archive heute ausbremst

Während die digitale Transformation klare Ziele vorgibt, wird im Arbeitsalltag deutlich, wo Museen und Archive an ihre Grenzen stoßen:

• Dezentrale Speicherung von Medieninhalten: Daten liegen häufig verstreut auf Servern, externen Festplatten oder lokalen Rechnern – eine zentrale, strukturierte Zugriffsverwaltung fehlt.

• Unvollständige oder fehlende Metadaten: Eine fehlende einheitliche Metadatenstruktur erschwert das gezielte Auffinden, die Verknüpfung und die effiziente Nutzung digitaler Bestände.

• Hoher manueller Aufwand bei der Nutzersteuerung: Ohne geeignete Systeme wird die Bereitstellung von Inhalten für unterschiedliche Nutzergruppen schnell zu einem komplexen, zeitintensiven Prozess.

• Geringe Sichtbarkeit digitaler Bestände: Fehlende Präsentationsplattformen oder mangelnde Schnittstellen verhindern, dass Inhalte ihr Publikum erreichen.

  
  

Diese Probleme kosten Zeit, Ressourcen und vor allem Sichtbarkeit. Genau hier setzen moderne Media-Asset-Management-Lösungen an.

Wie Museen Media-Asset-Management nutzen können

Eine Media-Asset-Management-Lösung ist zunächst ein digitales Archiv: Sie ermöglicht die zentrale Speicherung und Organisation von Inhalten wie Bildern, Dokumenten oder Videos. Darüber hinaus optimiert sie Arbeitsprozesse, vereinfacht die Bereitstellung für unterschiedliche Nutzergruppen und bildet die Basis für eine rechtssichere Verwendung der Inhalte. Damit wird sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Museen und Archive.

Das digitale Angebot des bpk-Fotoarchivs, umgesetzt mit picturemaxx

Checkliste für die Einführung einer Media-Asset-Management-Lösung

Wir haben für Sie eine Checkliste vorbereitet, um Sie auf dem Weg zu Ihrer MAM-Lösung zu unterstützen.

Ausgangslage analysieren

Wo stehen wir aktuell? Welche Systeme, Medien und Abläufe gibt es bereits?

• Bestandsaufnahme aller vorhandenen digitalisierten Objekte

• Bestehende Speicherorte und Zugriffsstrukturen identifizieren (z. B. Server, lokale Rechner, externe Festplatten)

• Vorhandene Metadatenstandards und Lücken erfassen

• Analyse aktueller Arbeitsabläufe in der Medienverwaltung (z. B. Bearbeitung von Bildanfragen und Freigaben)

  
  

Ziele und Anforderungen definieren

Wohin soll die Reise gehen und was soll das System leisten?

• Konkrete Ziele formulieren (z. B. schnellere Bereitstellung der Inhalte, erhöhte Sichtbarkeit, effizientere Prozesse)

• Nutzergruppen definieren (z. B. Kuratoren, Öffentlichkeit, PR,  Wissenschaft, Forschung)

• Anforderungen an Rechteverwaltung und Zugangskontrolle festlegen

• Möglichen Bedarf an besonderen Funktionen prüfen (z. B. Online-Shop, Forschungszugänge)

  
  

Metadaten- und Rechtekonzept entwickeln

• Einheitliche Metadatenstruktur definieren (z. B. Pflichtfelder wie Titel, Urheber, Rechteinhaber)

• Verschlagwortung standardisieren (z. B. mit Vorlagen, Thesaurus, Normdaten wie GND)

• Rechte- und Lizenzinformationen systematisch erfassen und dokumentieren

Technische und organisatorische Voraussetzungen schaffen

• Bestehende IT-Infrastruktur prüfen

• Zuständigkeiten klar definieren (z. B. Wer pflegt Inhalte ein? Wer gibt sie frei?)

• Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen klären (z. B. DSGVO)

Auswahl und Einführung der passenden MAM-Lösung

Die passende Lösung finden und nachhaltig einführen

• Anbieter vergleichen und Systemanforderungen abgleichen („Must-haves“ vs. „Nice-to-haves“)

• Demo- oder Testversionen zur Evaluierung einer passenden MAM-Lösung anfordern.

• Relevante Stakeholder in Entscheidungsprozesse einbinden (z. B. IT, Direktion, Kommunikation)

• Pilotphase planen und interne Tests durchführen

• Schulungen und Onboarding-Maßnahmen vorbereiten

Kommunikation und Change-Management

• Mitarbeitende frühzeitig informieren und aktiv einbinden

• Ziele und Mehrwerte der MAM-Lösung transparent kommunizieren

• Internes Wissen aufbauen (z. B. durch Schulungen und Dokumentationen)

picturemaxx Institutions: Die Media-Asset-Management-Lösung für die Praxis in Museen und Archiven

Unsere Media-Asset-Management-Lösung ist auf die genannten Bedürfnisse von Museen und Archiven zugeschnitten. Sie ist webbasiert, modular aufgebaut und lässt sich flexibel in bestehende Strukturen integrieren – für eine effiziente Verwaltung, rechtssichere Nutzung und bessere Sichtbarkeit Ihrer digitalen Bestände.

Hier geht es zur Produktseite: Media-Asset-Management für Museen und Archive

Erfahren Sie am Beispiel des bpk-Fotoarchivs, wie eine erfolgreiche Integration in der Praxis aussehen kann.

Weitere Informationen

Unternehmen: www.picturemaxx.com 

Kontakt: marketing@picturemaxx.com